El nuevo reglamento de facturación electrónica obligará a partir de 2026 a casi todos los autónomos y empresas a incluir un código QR en sus facturas. Esta novedad no sólo se aplicará en las conocidas facturas electrónicas, sino también en aquellas que se hagan en formato digital no estructurado -como puede ser un sencillo PDF-, e incluso en las que se impriman en papel.
Según explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario, los empresarios y profesionales que estarán obligados a incluir un código QR en sus facturas serán, por norma general, aquellos que están obligados a emitir facturas. Quitando algunas excepciones como los que están «incluidos en el Suministro Inmediato de Información (SII) o aquellos que sólo elaboran estos documentos a mano, «sin pasar por un sistema informático de facturación».
Así, la inmensa mayoría de los contribuyentes que están obligados a emitir facturas por sus operaciones y que, por lo tanto, están sujetos al nuevo reglamento deberían empezar a incluir un QR en ellas a partir de enero -si son empresarios- o a partir de julio de 2026 -si son autónomos-.
Es más, esta obligación no sólo afectará a las facturas que se emitan a través de estos programas de facturación electrónica, sino también las que se elaboren en formatos como PDF o Excell, e incluso las que se impriman en papel. En cada uno de estos formatos, se va a tener que incluir el código QR de una determinada manera.
¿Cómo deberán incluir los autónomos el nuevo código QR en cada tipo de factura?
Según recoge el reglamento para los programas de facturación, una vez se aplique esta ley a partir del año que viene, las facturas», tanto si están impresas en soporte papel como si se trata de la imagen de la misma en soporte digital» incluirán un código «QR», que deberá cumplir con las especificaciones de esta norma.
Y, en caso de tratarse de una factura electrónica, «se deberá incluir como un campo independiente la «URL» contenida en el código «QR», no siendo necesario incluir el propio código «QR».
A través de su apartado de preguntas frecuentes, la Agencia Tributaria aclaró cuál sería el procedimiento para incluir el código QR en cada tipo de factura que puede emitir un autónomo: electrónica -estructurada-, digital -un PDF o una hoja de Excell- e impresa en papel.
- Códigos QR para facturas impresas
Según explicaron desde la Agencia Tributaria, todas las facturas producidas con un SIF -que es un sistema informático de facturación- deberán llevar obligatoriamente el código «QR» impreso. Éste tendrá que incluir todas las características que marca el reglamento -URL, número de factura y demás datos obligatorios-.
En un principio, prácticamente cualquier sistema capacitado para emitir facturas será considerado SIF y, por lo tanto, los documentos de pago que se impriman también tendrán que incluir un código QR.
- Códigos QR para las facturas digitales y no estructuradas
Según la definición de la Agencia Tributaria, el nuevo reglamento afecta a todos los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Y estos SIF, según la AEAT, son cualquier programa utilizado para expedir facturas que admita la entrada de información de facturación por cualquier vía, conserve esta información y la procese para generar otros productos derivados, con independencia de dónde se realice este proceso.
Por lo tanto, también estarán sujetos al reglamento y a la obligación de incluir códigos QR otros formatos como el PDF o el Excel. En estos casos en los que simplemente se trata de una factura digital y no estructurada, «la incorporación del QR no tendrá especialidades respecto de la que corresponde a la emisión en papel».
Es decir, deberá incluir un QR que contenga URL, información de la factura, NIF del obligado a expedirla, número de serie, fecha e importe.
- Códigos QR para facturas electrónicas estructuradas
Para el caso de que se utilice facturación electrónica estructurada, al no existir impresión en papel, el código QR no podrá incorporarse como tal a la factura.
No obstante, la obligación de incorporar la información del QR, para el caso de facturación electrónica se sustituye por la propia incorporación a las e-Facturas del contenido del QR, incluyendo la url de cotejo de la factura.
Características técnicas de los nuevos códigos QR para las facturas
Aquellas facturas que no sean electrónicas y estructuradas, es decir las digitales -como un PDF- o las que se impriman en papel, deberán cumplir determinadas características técnicas que marca el nuevo reglamento.
Según recoge el nuevo reglamento, estos códigos QR deberán cumplir ciertas condiciones como tener un tamaño entre 30×30 y 40×40 milímetros y seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004.
En la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) se publicarán la ubicación y presentación del mismo dentro de la factura, pudiéndose completar con otras características a cumplir.
En cuanto al contenido del código «QR» será el siguiente:
- «URL» del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura, del cual se informará en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Información de la factura que formará parte de la «URL»:
- NIF del obligado a expedir la factura.
- Número de serie y número de la factura expedida.
- Fecha de expedición de la factura.
- Importe total de la factura. Tanto el formato detallado de esta «URL», que podrá ser distinto dependiendo de si el sistema informático que expide la factura y genera su correspondiente código «QR» es o no un sistema informático «VERI*FACTU», como la codificación y formato de la información requerida se especificarán en el correspondiente documento técnico que será publicado en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Plazos para que los autónomos o empresas incluyan códigos QR en sus facturas
A día de hoy, habría tres plazos para adaptarse al nuevo reglamento de la Ley Antifraude y la obligación de incluir códigos en las facturas. Por un lado, está la fecha para que los productores y comercializadores de programas de facturación se adapten a la normativa e incorporen la funcionalidad de generar estos códigos conforme a la ley en sus sistemas. Este plazo sigue siendo el mismo que antes: hasta julio de 2025.
En el caso de los beneficiarios, es decir, los autónomos que utilicen estos programas, el plazo para adaptar sus antiguos programas a la Ley Antifraude es más amplio. Según plantea Hacienda, la aplicación de esta normativa se pospondrá hasta el 1 de enero de 2026 para las sociedades mercantiles.
En el caso de los autónomos persona física el plazo sería más amplio, y tendrán hasta el próximo 1 de julio de 2026 para actualizar sus antiguos programas y, además, empezar a emitir facturas con códigos QR.
